Ablauf beschaffungsprozess

Der Beschaffungsprozess regelt den gesamten Einkauf. Von der Bedarfsermittlung bis zur Zahlung wird dadurch das ausreichende Vorhandensein von Gütern garantiert. Definition: Der Beschaffungsprozess umfasst sämtliche Aktivitäten, die sich mit der Planung sowie dem Einkauf von Gütern und Dienstleistungen befassen. Der Prozess beginnt mit der Feststellung des tatsächlichen Bedarfs, verläuft über die Budgetierung, Lieferantenauswahl und eigentliche Bestellung bis hin zum Wareneingang und der finalen Zahlungsabwicklung. Das Ziel ist dabei die höchstmögliche Effizienz des Beschaffungsprozesses: Der Einkauf qualitativ hochwertiger Produkte zu möglichst niedrigen Beschaffungskosten. Um das zu erreichen, muss der gesamte Beschaffungsprozess bei jedem der folgenden Schritte optimiert werden. In welche Teilschritte der Beschaffungsprozess unterteilt wird, ist unterschiedlich. Der Beschaffungsprozess in SAP wird beispielsweise wie folgt dargestellt:. Der Beschaffungsprozessablauf kann aber auch allgemeiner und umfassender beschrieben werden.

Ablauf des Beschaffungsprozesses: Eine Übersicht

Dieser Prozess beginnt, wenn jemand eine Anfrage an die Einkaufsabteilung stellt. Die Anfrage kann relativ einfach eine neue Software-Lizenz für die Marketingabteilung oder komplex ein neues Büro in Guatemala sein. In jedem Fall muss die Anfrage schriftlich eingereicht werden und detailliert genug sein. Dies ist ein wichtiger Teil des Prozesses, da der Ruf, die Kosten, Servicegeschwindigkeit und Zuverlässigkeit geprüft werden müssen, bevor eine endgültige Entscheidung getroffen wird. Als Faustregel gilt, dass mindestens drei Angebote eingeholt werden sollten. Dies ist jedoch eine Best Practice, die von Ihrem Unternehmen festgelegt werden muss. Erfahren Sie mehr über den Ablauf einer Angebotsanfrage Request for Proposal, RFP. Nun ist es an der Zeit, die Genehmigung für den Kauf einzuholen. Wenn Sie den Anbieter bestimmt und sich auf die Details geeinigt haben, benötigen Sie die schriftliche Genehmigung der Abteilung, die für die Genehmigung von Einkäufen zuständig ist. Sie sollten der Einkaufsabteilung die folgenden Angaben zur Verfügung stellen:.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Durchführung eines Beschaffungsprozesses

Ein Beschaffungsprozess umfasst alle Aktivitäten, die mit der Planung sowie dem Einkauf von Waren und Dienstleistungen beschäftigt sind. Der Beschaffungsprozess soll die bedarfsgerechte und wirtschaftliche Versorgung mit Waren sicherstellen. Das Ziel des Beschaffungsprozesses ist es, das die richtige Ware das Beschaffungsobjekt in der korrekten Menge und zum passenden Zeitpunkt am richtigen Ort ist, in einer zufriedenstellenden Qualität und zu wirtschaftlichen Kosten. Der Beschaffungsprozess kann unterschiedlich ablaufen. Grundsätzlich kann allerdings folgende Gliederung festgehalten werden. Der Bedarf kann beispielsweise dadurch ausgelöst werden, dass eine Anforderung im Rahmen eines Kundenauftrags gestellt wird. Zudem besteht auch die Möglichkeit, dass sich ein Unternehmen darauf verständigt hat, eine gewisse Anzahl eines Beschaffungsobjektes immer vorrätig zu haben. Wenn diese Lagerkennzahl unterschritten wird, würde die Bedarfsdeckung gefordert. Dies kann zum Beispiel über Suchmaschinen im Internet geschehen, über die Empfehlungen von Geschäftsfreund:innen oder auch durch den Besuch einer Fachmesse oder Ausstellung.

Optimierung des Beschaffungsprozesses: Tipps und Tricks

Die Begriffe Einkauf und Beschaffung werden oft im gleichen Sinne verwendet, jedoch beziehen sie sich auf unterschiedliche Phasen und Ausrichtungen im Beschaffungsprozess. So ist der Einkauf Purchase der operative Teilbereich der strategisch ausgerichteten Beschaffung Procurement. Man unterscheidet auch zwischen der operativen und der strategischen Beschaffung. Die strategische Beschaffung beschäftigt sich mit der langfristigen Beschaffungsplanung und Optimierung des Beschaffungsprozesses. Sie ist ein unternehmensweites Verfahren, das auf das Unternehmensziel ausgerichtet ist und sich in erster Linie auf Daten und Analysen stützt. Man spricht hier auch von einem vorgelagerten Beschaffungsprozess: Damit gemeint sind alle Phasen und Entscheidungen, die bis zur eigentlichen Bestellung getroffen werden. Tipp: Ein wichtiger Teilbereich der strategischen Beschaffung ist die Auswahl und die Verwaltung von Lieferanten sowie die Optimierung der Lieferantenbeziehungen. Mehr dazu lesen Sie in unserem Blogbeitrag zum Lieferantenmanagement.